Reklamationen im Beschaffungswesen: Wessen Verantwortung trägt der „häufige Folienbruch“ der PET-Folienschneidemaschine?

"Es ist schon wieder kaputt!"

Das sind wohl die drei Worte, die in der Produktionshalle in letzter Zeit am meisten für Aufregung gesorgt haben. Seit die neu angeschaffte PET-Folienschneidemaschine in Betrieb genommen wurde, ist der ständige Folienbruch zum ständigen Ärgernis geworden. Die Produktion war außer sich vor Wut, die Geräteabteilung völlig überfordert, und schließlich richtete sich der ganze Druck auf die Einkaufsabteilung: Ihr habt die Maschine gekauft, und jetzt gibt es Probleme – ihr müsst den ganzen Ärger ausbaden.

Aber als professioneller Einkäufer möchte ich sagen: Keine Sorge, wer soll diesen Topf tragen? Wir müssen diese Angelegenheit aufklären und darüber reden.

Zerbrochener Film – wie viele Möglichkeiten verbergen sich unter der Oberfläche?

Ziehen Sie noch keine voreiligen Schlüsse. Das häufige Auftreten von Folienbrüchen an der Oberfläche der PET-Folienschneidemaschine ist zwar ein Geräteproblem, könnte aber tatsächlich mit folgenden Faktoren zusammenhängen:

1. Probleme bei der Geräteauswahl und -konfiguration (Beschaffung/technische Auswahl der Töpfe)

Sind die technischen Parameter beim Kauf klar? Entspricht das Spannungsregelungssystem den tatsächlichen Produktionsanforderungen? Ist die Reaktionsgenauigkeit des Servomotors beim Ab- und Aufwickeln ausreichend? Entsprechen der Klingenwinkel und das Walzenmaterial Ihren üblicherweise verwendeten Folienspezifikationen?

Wenn die technische Abteilung bei der Anforderung lediglich sagte: „Ich möchte eine PET-Schneidemaschine“, aber den Foliendickenbereich, die Breite, die Materialhärte und den zulässigen Spannungsschwankungsbereich nicht erläuterte, dann handelt es sich bei der Anschaffung möglicherweise um eine Universalkonfiguration – und eine Universalkonfiguration bedeutet oft: „Alles ist möglich, aber nichts ist wirklich gut.“

2. Probleme bei Installation, Inbetriebnahme und Abnahme (Geräte-/Lieferantenproblem)

Wer ist nach Anlieferung der Geräte im Werk für Installation und Inbetriebnahme verantwortlich? Haben die Techniker des Lieferanten vor Ort ausreichend Testschnitte durchgeführt? Ist das Abnahmekriterium klar und deutlich formuliert – beispielsweise „Dauerbetrieb über X Stunden, die Anzahl der Filmrisse darf Y nicht überschreiten“?

Viele Unternehmen drängen darauf, die Produktion schnellstmöglich aufzunehmen, die Abnahme zu bestätigen und erst zu unterschreiben, wenn die Ausrüstung installiert und bereit zur Übergabe ist. Dadurch wird das Problem erst allmählich sichtbar, wenn die Produktion offiziell bereits abgeschlossen ist. Sucht man dann erneut nach einem Lieferanten, heißt es: „Sie haben die Ware ja bereits abgenommen“, was zu großem Unmut und sogar zu internen Problemen führen kann.

3. Qualitätsproblem des Rohmaterials (Produktion/Qualitätskontrolle/Lieferantenfehler)

Entspricht die PET-Folie den Qualitätsstandards? Ist die Dickentoleranz groß? Gibt es dunkle Beschädigungen, Kristallinitäten oder übermäßige statische Aufladung? Ist die Wicklung plan?

Manchmal liegt das Problem gar nicht an der Schneidemaschine, sondern an der vorgelagerten Folie selbst. Doch die erste Reaktion des Produktionsmitarbeiters ist, die Folie in die Maschine einzulegen, und wenn sie reißt, wird die Maschine dafür kritisiert – das ist, als würde man ein verformtes Holzbrett mit einer unbrauchbaren Säge bearbeiten.

4. Betriebs- und Wartungsprobleme (Töpfe in der Produktion/Anlagenabteilung)

Haben die Bediener eine formale Schulung erhalten? Wie oft sollten die Klingen gewechselt werden? Ist der Walzendruck korrekt eingestellt? Ist der Transmembranweg korrekt? Werden tägliche Schmierung und Reinigung durchgeführt?

Es ist seltsam, ein so ausgeklügeltes Gerät einem unerfahrenen Bediener zur willkürlichen Bedienung zu übergeben und dann weiter zu filmen. Hinzu kommt, dass manche Bediener problemlos funktionieren und die Membran, die offensichtlich langsam laufen muss, beschleunigt werden muss, was nicht verwunderlich ist.

Wie viele „Töpfe“ werden gekauft?

Fairerweise muss man sagen, dass der Beschaffungswesenbereich nicht völlig frei von Verantwortung ist.

Wird die Beschaffung in der Auswahlphase nicht umfassend geprüft, werden lediglich die Preise verglichen, ohne die Konfiguration zu berücksichtigen; sind die technischen Vereinbarungen und Abnahmekriterien im Vertrag unklar; ist die Lieferantenprüfung nur eine Formalität und berücksichtigt die Kundendienstfähigkeiten und den Ruf des Lieferanten in der Branche nicht – dann trägt die Beschaffungsabteilung eine Mitschuld.

Doch viel häufiger ist es der Beschaffungssektor, der „aufgegeben“ wird.

Die technischen Anforderungen der Ausrüstungsabteilung sind vage, die Produktionsabteilung drängt auf eine schnelle Produktionsaufnahme und Vertragsunterzeichnung, und das Unternehmen ist im Budget eingeschränkt und muss Schnäppchen machen – wenn etwas schiefgeht, sind sich alle Abteilungen überraschenderweise einig: „Wer einkauft, ist verantwortlich.“

Wie kann man das Spiel knacken?

Am wichtigsten ist es jetzt, nicht den Topf zu werfen, sondern das Problem zu lösen. Es wird empfohlen, folgendermaßen vorzugehen:

Schritt 1: Fakten sofort erfassen

Drei Tage lang werden Zeitpunkt, Position, Filmspezifikation, Laufgeschwindigkeit sowie Umgebungstemperatur und Luftfeuchtigkeit jedes Filmrisses aufgezeichnet. Daten lügen nicht.

Schritt 2: Kreuzverifizierung durchführen

• Auch nach dem Wechsel der PET-Folienmarke, bei gleicher Ausrüstung und gleichem Arbeitsablauf tritt das Problem nur sporadisch auf?

• Derselbe Film, nur mit einer anderen alten Schneidemaschine – und er reißt trotzdem?

• Selbst wenn der Techniker des Lieferanten eine halbe Stunde vor Ort arbeitet, besteht die Unterbrechung weiterhin?

Sind diese drei Vergleichsexperimente abgeschlossen, kann die eigentliche Ursache des Problems mindestens halbiert werden.

Schritt 3: Überprüfen Sie den ursprünglichen Beschaffungsprozess

• Wurde die technische Vereinbarung unterzeichnet? Ist sie vollständig?

• Wurde die Abnahme durchgeführt? Sind die Standards klar?

• Enthält der Vertrag eine Ausfallklausel?

Schritt 4: Bringen Sie alle Beteiligten an einen Tisch und sprechen Sie miteinander.

Halten Sie keine „Verantwortungsbesprechung“, sondern eine „Analysebesprechung“ ab. Die Geräteabteilung spricht über die mechanische Logik, die Produktionsabteilung über die Betriebsdetails, die Qualitätssicherung über Filmdaten und die Einkaufsabteilung über die ursprüngliche Vertragsvereinbarung und die Kommunikation mit dem Lieferanten. Wer Gründe und Beweise hat, entscheidet letztendlich darüber, wem die Fakten zuzuschreiben sind.

Epilog

Die Verantwortung für „häufige Filmzerstörungen“ liegt wahrscheinlich nicht bei einer einzelnen Person oder einer einzelnen Abteilung.

Eines ist jedoch sicher: Wenn jedes Mal, wenn etwas schiefgeht, die erste Reaktion aller lautet: „Das ist der Beschaffungstopf“, dann wird die Beschaffungsabteilung dieses Unternehmens niemals gute Ausrüstung kaufen – denn selbst wenn man sie kauft, wird niemand mit einem zusammenarbeiten, um sie gut zu nutzen.

Die eigentliche Verantwortung liegt nicht bei der Beschaffungsabteilung, sondern bei der Unternehmenskultur, die darin besteht, „zuerst jemanden zu finden, der die Schuld auf sich nimmt, anstatt zuerst das Problem zu lösen“.

Und wessen Maschine ist diese PET-Folienschneidemaschine? Sobald die Daten vorliegen, das Experiment abgeschlossen ist und alle Beteiligten sich zusammensetzen und offen sprechen, wird sich die Antwort von selbst ergeben.

Bis dahin wird empfohlen, dass alle den Mund halten und in die Werkstatt gehen, um den zerbrochenen Film anzusehen – vielleicht ist darin die wahre Antwort verborgen.